Een goed missiedocument helpt je aan aandacht

Een geslaagd missiedocument, mét gevoel

Toen de opdrachtgevers van deze IT-gigant bij ons terechtkwamen hadden ze er al een heel traject en een paar mislukte versies van hun missiedocument op zitten. Daar waren ze wel een beetje moe van; liever gisteren dan vandaag wilden ze de markt op met hun nieuwe propositie. Dat ze daarvoor met ons ook weer bij het begin moesten beginnen begrepen ze. Dus daar gingen we dan.

We hadden een heleboel vragen, maar eigenlijk hadden we er maar één. Of twee. Wat willen jullie bereiken? En waarom is dat zo belangrijk voor jullie?

Die vragen bleken de anderen vóór ons niet gesteld te hebben. Onze opdrachtgevers gingen er acuut meer rechtop van zitten. Er kwamen lichtjes in hun ogen. Er kwamen anekdotes, fronsrimpels van het diepe nadenken.

Toen we terug naar kantoor reden voelden we dat we dat we gesproken hadden met twee vakidioten met een eigen visie op de toekomst van IT. Met een helder beeld van de beste manier om IT’ers op die toekomst voor te bereiden. Het enige wat wij nu nog hoefden te doen was hun bevlogenheid in dat visiedocument stoppen.

Dat was moeilijk genoeg, want woorden ademen niet van zichzelf. Maar binnen twee weken stond het verhaal op het interne web. Hun conclusie: “Eindelijk een tekst waar we blij van worden. Dit zijn wij.”

Wees eerlijk tegen jezelf – en ons

De aantijging ‘intimiderend’ en ‘opdringerig’ vonden ze niet afdoende. Voor de zekerheid vulden de twee anoniem klagende ambtenaren de mix aan met ‘onoorbaar ogende contacten met lokale bordeelhouder’. Zo, hoeveel meer ingrediënten heb je nodig voor een soap?

Het college wilde zich niet aan de kwestie branden, de wethouder in kwestie probeerde aanvankelijk de kwestie weg te lachen. Tijdens een indringend gesprek (in zijn vakantiebungalowtje) kon hij zich bij nader inzien toch wel gebeurtenissen voor de geest halen die misschien verkeerd te begrijpen waren geweest.

Zonder dát zelfinzicht was hij politiek kansloos en geheel op zichzelf aangewezen geweest.

Coaching in presentatie

Hij was weg van Remco Claassen. Tranen met tuiten had hij gelachen, daar stónd iemand. En wat Claassen allemaal zei was zo wáár! Och, als hij maar half zo indrukwekkend kon zijn… Zó wilde hij voortaan zijn medewerkers toespreken!

Hoe langer hij probeerde zichzelf te persen in een mal waarin hij niet paste hoe gênanter het werd. Grappen peurend uit situaties die zo komisch niet waren. Open deuren en platitudes presenterend als waren ze wereldwijsheden – tragisch.

Met wat coaching hebben we hem begeleid naar een stijl die bij hém paste. Het personeel had zijn baas terug.

Een goed missiedocument helpt je aan aandacht

Instructiefilm over zorg voor oudere patiënten

In het kader van deskundigheidsbevordering wil een groot ziekenhuis een film die medewerkers wijst op de verwarring die kan ontstaan bij oudere patiënten. Om delier te voorkomen is soms extra zorg en aandacht nodig. In plaats van een ‘Hoe te handelen bij een opname van geriatrische patiënten’-instructievideo draaien we een interview. Mevrouw Bezemer vertelt in haar eigen tempo hartverscheurend droog en glashelder wat narcose en een week bedrust met haar deden. Ziekenhuismedewerkers die de film zien raken ontroerd. Dat ze in de zorg beter op ouderen moeten letten vergeten ze hierna niet snel meer.

Imagocampagne voor grensverleggers

Niemand kan om het interne opleidingsinstituut van de onderwijsorganisatie heen. Het team zoekt waardering om wie ze zijn en wat ze toevoegen. Ze willen tevens hun imago opvijzelen. We achterhalen in teamsessies wat hen dan zo bijzonder maakt: mensen laten groeien door hen steeds weer uit te dagen grenzen te verleggen. Deze claim blijken ze ook in hun eigen dagelijkse werk iedere dag opnieuw waar te kunnen maken. Het team wordt zo als vanzelf een uithangbord van waar het voor staat. Ze zijn wat ze doen, ze doen wat ze zijn. Identiteit krijgt voortaan de kans imago te worden en andersom.

Redactie? (Papier is meedogenloos.)

De directeur-bestuurder vertelt prachtig over waar het heen moet met de organisatie. Op dat vlak hoeft niemand hem iets bij te brengen. Maar het verhaal dat hij al tientallen keren hield opschrijven lukt niet. Papier blijkt meedogenloos. Het maakt onvermijdelijk duidelijk waar onnavolgbare en waar niet te volgen gedachtesprongen zitten. Door nog één keer goed naar het verhaal te luisteren, een diepte-interview met de directeur-bestuurder te houden en onze redactie ontstaat alsnog een logisch, kloppend visiedocument waarin het verhaal ook op papier overeind blijft.

Begeleiding fusie: twee worden één

Al sinds jaar en dag heet verzekeringsadviseur A ‘A’. Maar ja, A gaat samen met B en de nieuwe naam zal niet ‘AB’ of ‘BA’ worden. Dat kan creatiever. En alle aandeelhouders moeten zich erin kunnen vinden. Zowel sommige van A als van B hebben bedenkingen. De tijd dringt. Met veel gemasseer, geluister, gepraat, diplomatie en overreding lukt het. Niemand loopt boos weg. Ook de klanten niet.

‘Niemand wil bij deze bijeenkomst zijn’

Een moeder beticht een BSO-leidster van ongewenste intimiteiten met haar vierjarige zoontje. Acuut gaat de leidster op non-actief, volgt diepgaand onderzoek en na maanden blijkt… helemaal niets. Dermate onbevredigend voor moeder dat ze een brandmail stuurt aan andere ouders. In een zaal komen de daaropvolgende avond tientallen geëmotioneerde ouders bijeen, evenals een handvol dito leidsters, de burgemeester en de schoolleiding die er een doorwaakte nacht op heeft zitten. Open Deuren modereert.

Publiekscommunicatie over vluchtelingen

De deal met die Ottomaanse heerser lag nog in het verschiet, de EU had nogal wat te stellen met vluchtelingen. Elke Nederlandse gemeente kreeg de opdracht zoveel mogelijk nieuwkomers opvang te bieden op een manier die zowel menswaardig als voor omwonenden aanvaardbaar was. Dat regelen en met inwoners, raad, regio en provincie op één lijn blijven vereist geduld en daadkracht, brute eerlijkheid en op zijn tijd enige onverzettelijkheid. Ook die kleinere gemeente slaat zich er met wat steun bij de publiekscommunicatie manmoedig doorheen.

Bestuurscommunicatie over aanbestedingsfoutje

Bij openbare aanbestedingen mag je als overheid geen concurrentiegevoelige gegevens van de huidige aanbieder prijsgeven. Door een knip- en plakfoutje in een Excel-bestand is precies dát wat er gebeurt. Spoorslags wordt de fout hersteld maar de benadeelde mededinger speelt al op nog voor de opdracht verleend is. Dat vereist listig formuleren, overleg met (de juristen van) omliggende gemeenten en een steengoede persverklaring.